Ajustar as premissas antes: custo médio, consolidação e onde dimensionar

Custo médio mensal por pessoa Salário com encargos e benefícios. O padrão vem do setor escolhido; ajuste para a sua realidade. Consolidação de números Quantas pessoas participam do fechamento mensal, montando e conferindo planilha para a diretoria.

Onde dimensionar

Ajuste fino, percentual por frente →

Onde esse custo está

Memória de cálculo aberta

Receber este cenário

Quer o comparativo do seu setor junto?

Mandamos pelo WhatsApp a memória de cálculo deste cenário e a faixa em que organizações do mesmo porte costumam ficar. Ao confirmar, abrimos a conversa já com o seu cenário anexado. Você decide, abaixo, se quer receber alguma coisa além disso.

De onde vêm os números

Como este cálculo é feito.

A conta é aberta e tem quatro linhas. Nenhuma delas é caixa-preta:

1. Pessoas por frente = quadro total × percentual de alocação daquela área.
2. Custo anual da frente = pessoas × custo médio mensal × 12.
3. Desperdício = custo anual × percentual de tempo em trabalho repetitivo.
4. Endereçável = desperdício total × o quanto dado e automação conseguem eliminar.

O que ancora os percentuais padrão. O McKinsey Global Institute mapeou mais de 2.000 atividades de trabalho em mais de 800 ocupações e mediu quanto do tempo cada tipo de atividade consome e quanto dele a tecnologia já demonstrada consegue automatizar. Coletar dado ocupa 17% do tempo de trabalho na economia americana e é 64% tecnicamente automatizável; processar dado ocupa 16% e é 69% tecnicamente automatizável. Somadas, as duas atividades consomem um terço de toda a jornada e correspondem a quase US$ 2 trilhões (US$ 1,96 trilhão) em salários por ano. Potencial técnico não é adoção: é o teto do que a tecnologia já demonstrada faria.

Uma segunda leitura, na mesma direção. Um levantamento da Asana com mais de 13 mil profissionais do conhecimento em sete países apontou que 60% do dia vai para o trabalho sobre o trabalho: procurar informação, trocar de ferramenta, perseguir aprovação e refazer o que já existia. Nos Estados Unidos, onde 2.007 pessoas responderam, o trabalho duplicado ou já irrelevante consumiu 308 horas por pessoa por ano. É pesquisa de percepção de 2021, encomendada por uma fornecedora de software de gestão de trabalho, então vale como indício convergente, não como medição.

No setor público, a âncora é outra. O Deloitte Center for Government Insights estimou como o servidor americano gasta o tempo, classificando as tarefas pelo O*NET, o catálogo ocupacional do Departamento do Trabalho dos Estados Unidos. Concluiu que o governo federal trabalha 4,3 bilhões de horas por ano e simulou três cenários de economia com automação: 2,2% do tempo total com investimento baixo, 14,6% com investimento médio e 27,9% no teto. Para um único estado americano usado como referência no estudo, com 58,8 mil servidores, os mesmos cenários dão 3,9%, 13,9% e 30,8%. É estimativa a partir do O*NET, não medição direta, e o estudo é de abril de 2017.

Onde a nossa conta cai nessa régua. A Deloitte raciocina em percentual do tempo total, então é assim que comparamos. Com os percentuais padrão, o endereçável desta calculadora equivale a cerca de 3% do tempo total da organização, o mesmo número que a tela mostra como percentual da folha anual. Mesmo levando o controle de endereçável ao máximo, não passa de 7%. Na régua da Deloitte, isso fica entre o cenário de investimento baixo e o de investimento médio, longe do teto. De novo por escolha, e não por acaso.

O que ainda falta para governo. Nenhum estudo mede isso no setor público brasileiro, e a alocação por área e o custo médio por tipo de órgão que usamos aqui são premissas nossas, não pesquisa. A OCDE e a Comissão Europeia, citadas abaixo, explicam por que a lacuna existe e quanto custa não reaproveitar dado, mas não definem o percentual desta conta.

A consolidação entra como hora adicional. A linha de consolidação e conferência de números soma por fora das áreas, porque conta as horas gastas fechando o mesmo número duas vezes. Se as pessoas que você informou ali já estão dentro das áreas selecionadas e você não quer contar o tempo delas duas vezes, reduza esse campo ou zere: como toda premissa desta página, ele é editável.

Nem todo tempo com dado é desperdício. Coletar e processar dado é, em boa parte, trabalho legítimo: alguém precisa registrar a venda, apontar a produção, conferir o fechamento. O que esta conta persegue é só a fração que existe porque o dado não conversa entre sistemas, chega sem confiança ou precisa ser refeito. É exatamente por isso que aplicamos um percentual endereçável em cima do total, em vez de tratar a jornada inteira como perda. Quem trata tudo como desperdício chega a um número maior e menos defensável.

Por que os nossos números são menores. Os percentuais padrão desta calculadora ficam entre 18% e 26% por frente, abaixo do terço medido pelo McKinsey, e o percentual endereçável começa em 30%, bem abaixo dos 64% a 69% de potencial técnico daquele estudo. A escolha é deliberada: preferimos que você descubra que o problema é maior do que a conta, e não o contrário.

O que isto não é. Não é medição da sua operação, não é auditoria e não é benchmark do seu setor no Brasil. É uma estimativa de ordem de grandeza construída sobre premissas explícitas, todas editáveis por você. A medição de verdade é o diagnóstico.

Fonte: McKinsey Global Institute, A Future That Works: Automation, Employment and Productivity, janeiro de 2017, com dados de salários dos Estados Unidos de 2014 (Exhibit E3). Segunda referência: Asana, Anatomy of Work Index, 2021. Setor público: Deloitte University Press, How much time and money can AI save government?, abril de 2017, OCDE, Digital Government Index (índice de maturidade institucional, sem estimativa monetária) e Comissão Europeia, Study on eGovernment and the Reduction of Administrative Burden, SMART 2012/0061, Ernst & Young e Danish Technological Institute, 2014, que projetou benefício líquido de cerca de € 5 bilhões por ano na União Europeia com o princípio "once only". Nenhum desses estudos mede o setor público brasileiro.